作為醫(yī)院信息部門，信息系統(tǒng)上線或者系統(tǒng)整體重構(gòu)，在所難免，特別是最近幾年，我們從招采平臺和市場情況可以看出，隨著業(yè)務的發(fā)展、評審目標的要求、自身系統(tǒng)的不足等原因?qū)е箩t(yī)院信息系統(tǒng)重構(gòu)較為普遍，無論是已經(jīng)完成重構(gòu)或者正在準備重構(gòu)的醫(yī)療機構(gòu)最擔心的問題是如何保障醫(yī)院的業(yè)務在不間斷的情況下順利開展，實現(xiàn)信息系統(tǒng)平穩(wěn)、安全的完成切換工作，以下是結(jié)合筆者一些經(jīng)驗，供參考。
1、無規(guī)矩不成方圓，組織架構(gòu)保更換
再好的產(chǎn)品，沒有一個好的施工隊和組織架構(gòu)作為基礎保障信息化永遠建設不好。組織架構(gòu)至少應該包括醫(yī)院和廠商，架構(gòu)圖的意義不在于架構(gòu)圖本身，最重要的是明確責任和任務。信息化建設過程當中特別是信息系統(tǒng)重構(gòu)，將涉及眾多的科室和部門，因此信息化組織架構(gòu)必不可少，組織架構(gòu)的意義在于將責任落實到具體科室和人頭，將信息化建設過程中需要協(xié)調(diào)配合的事項分配到具體的個人，做到“有事找對人”。
在明確責任的同時建議將個人或者科室需要做的工作條理化、結(jié)構(gòu)化，系統(tǒng)性的分階段告知各個科室需要做什么，如藥劑科，在上線前需要配合需求溝通、準備藥品字典、核對藥品信息、測試、培訓考核、虛庫/實庫（盤點）、檢查配套設備等等，這些都需要具體到人頭以及明確時間節(jié)點。
信息系統(tǒng)在重構(gòu)的過程中有很多的問題需要溝通配合，信息科只能“運籌帷幄”不能“獨斷專行”。信息化建設需要全院的配合參與，而溝通是解決信息化過程中遇到的問題必不可少的方式，因為在信息化建設過程中，如收費價格、套餐、知識、規(guī)則、字典信息等都需要各個科室的配合參與，因此我們需要建立溝通渠道和溝通方式、溝通周期等。溝通渠道包括釘釘、微信、郵件、短信等；溝通方式包括線上、線下的會議或者個人溝通等；溝通的周期包括建立溝通周期制度，每天、每周、每半月、每月等，定期匯報項目進度、難點重點、配合事項、下步計劃等。3、萬丈高樓平地起，數(shù)據(jù)字典是根基在筆者看來基礎數(shù)據(jù)字典是醫(yī)院信息系統(tǒng)重構(gòu)成敗最重要的因素，大多數(shù)醫(yī)院在重構(gòu)信息系統(tǒng)時候，最容易被忽視的因素也是基礎數(shù)據(jù)了。由于基礎數(shù)據(jù)的具有數(shù)據(jù)量大、信息內(nèi)容多、準確率要求高等特點，大多數(shù)醫(yī)院在處理基礎數(shù)據(jù)上主要通過兩種方式完成，一種是手工逐條錄入，主要原因是無法導入、原來數(shù)據(jù)質(zhì)量差、原有的數(shù)據(jù)不能導出、字典格式不匹配等；另外一種因素是導入的方式，通常廠商提供一個標準的格式，醫(yī)院按照標準格式完成數(shù)據(jù)的準備，廠商通過工具或者數(shù)據(jù)庫等方式完成基礎數(shù)據(jù)的導入。為什么說基礎數(shù)據(jù)是決定上線成敗的最重要因素，筆者認為一旦數(shù)據(jù)錯誤率較高，短時間內(nèi)是無法完成數(shù)據(jù)的整改的，因此將直接導致上線失敗。如藥品字典，由于批號、規(guī)格、售賣方式（整包/拆零）、庫存、金額等一旦維護錯誤，必將導致醫(yī)生開方錯誤，如果這種量過大，很難及時或者后臺完成修改。因此在上線之前一定要確保基礎數(shù)據(jù)的準確性，筆者認為至少要經(jīng)過數(shù)據(jù)源、導入核對、多人核對、藥房二次核對、系統(tǒng)測試等環(huán)節(jié)。
信息化建設最終是要依靠人去實現(xiàn)的，信息系統(tǒng)上線前醫(yī)院和廠商共同制定好現(xiàn)場保障人員計劃表，并下發(fā)到每個科室人員手上，同時成立統(tǒng)一的調(diào)度指揮中心，協(xié)調(diào)全院系統(tǒng)上線過程中的各類人員安排、需求收集、問題解答等，同時計劃安排表至少要包括對接人姓名、電話、負責內(nèi)容等，特別是廠商人員的安排，根據(jù)醫(yī)院的情況要求廠商上線具備相應的人數(shù)、資質(zhì)、經(jīng)驗、分工等。培訓是系統(tǒng)實施的重要環(huán)節(jié)，培訓不僅可以了解系統(tǒng)功能，更重要的是熟悉信息系統(tǒng)操作、檢驗系統(tǒng)和數(shù)據(jù)質(zhì)量、是否滿足醫(yī)院的需求、了解業(yè)務流程、暴露系統(tǒng)不足等。制定培訓計劃表，對培訓策略和方式、培訓人員層次、培訓內(nèi)容、培訓考核等做全面的計劃。比如培訓策略和方式包括安排專業(yè)講師、理論和實踐結(jié)合、批次培訓、集中培訓、單獨培訓等等；培訓人員層次包括操作員培訓、管理員培訓、開發(fā)人員培訓、模板報表制作員培訓等；培訓內(nèi)容包括基本操作培訓、流程培訓、管理培訓、常見問題處理培訓、開發(fā)培訓、模板制作培訓等；培訓考核包括實際操作考核、信息系統(tǒng)理論考核、問題處理能力考核、基礎計算機理論考核等，并制定有針對性的培訓計劃。測試是保證軟件運行正確性的重要手段，測試的目的是對前期準備的環(huán)境的檢驗，要將上線前所有問題暴露出來，筆者認為測試是相對于基礎數(shù)據(jù)最重要的影響上線成敗的因素。測試的內(nèi)容包括功能測試、單系統(tǒng)測試、流程測試、接口測試、數(shù)據(jù)質(zhì)量測試、字典規(guī)則測試、性能測試、需求測試、環(huán)境測試、安全性和可靠性測試等。通常很多醫(yī)院在做測試的時候，多數(shù)只是測試單個系統(tǒng)的功能性和穩(wěn)定性等，缺乏業(yè)務流程的閉環(huán)測試，如門診建檔、掛號、醫(yī)生站、門診藥房這四個最關鍵的環(huán)節(jié)閉環(huán)測試；住院入院、護士工作站、醫(yī)生工作站、住院藥房這四個最關鍵的環(huán)節(jié)閉環(huán)測試，一旦系統(tǒng)上線以后就發(fā)現(xiàn)各種流程上的問題，如數(shù)據(jù)閉塞、數(shù)據(jù)錯誤、數(shù)據(jù)延遲、數(shù)據(jù)丟失等問題，所以業(yè)務流程測試至關重要。很多醫(yī)院不愿意重構(gòu)系統(tǒng)，主要原因是周期長、任務中、成本高、風險高等。一旦下定決心選擇重構(gòu)，在這過程中一定要做好項目的管理機制，如建立統(tǒng)一的需求和問題收集平臺、未參與系統(tǒng)培訓和考核未通過的管理辦法、藥品庫存和財務管理機制、信息系統(tǒng)升級或更新管理辦法、疏導患者情緒的管理辦法等。建立統(tǒng)一的需求和問題收集平臺主要目的是盡可能收集一線使用人員的訴求，并且能及時監(jiān)管廠商整改進度，掌握信息系統(tǒng)整體使用情況等；未參與系統(tǒng)培訓的人員可采取不授權信息系統(tǒng)等方式管控，考核未通過的人員可組織有針對性的培訓和指導；藥品庫存管理和財務管理上線前可根據(jù)實際情況采用虛庫或者實庫的辦法建立庫存，對財務來說存在一定的進銷存差額；升級更新機制主要是確定升級的方式、升級的時間、升級的步驟、回滾措施等，保障升級更新的安全；最后就是疏導患者情緒的管理辦法，由于新上系統(tǒng)一定存在各種問題，患者會出現(xiàn)各種焦躁、投訴、甚至謾罵等情況，因此醫(yī)院需要做好疏導患者情緒的工作，張貼信息系統(tǒng)切換等告知信息，讓患者及時了解情況，改善患者就醫(yī)體驗。門診和住院的切換方案通常各有幾種方式，如門診包括一刀切、部分科室推全院、部分業(yè)務推全院業(yè)務等；住院包括部分科室推全院、兩套系統(tǒng)并行、一刀切等。首先門診的一刀切就是門診全部啟用新系統(tǒng)，老系統(tǒng)停用，好處在于庫存便于管理、使用人員便于操作、數(shù)據(jù)能實時共享、患者就醫(yī)體驗好等，不足在于要求相對高，要求數(shù)據(jù)質(zhì)量高、操作需熟練、人員投入大、保障措施需完善等等；部分科室推廣全院好處在于系統(tǒng)穩(wěn)定性、數(shù)據(jù)質(zhì)量、接口、系統(tǒng)功能等都得到了檢驗，不足在于存在兩套賬的問題，財務管理和庫房管理較為繁瑣；部分業(yè)務推廣全院業(yè)務好處在于每個系統(tǒng)的業(yè)務和功能能得到充分的檢驗，但不足在于與舊系統(tǒng)大量接口、數(shù)據(jù)孤島嚴重、管理難度大等。其次是住院的切換方案，部分科室推全院和門診類似，不用多介紹，兩套系統(tǒng)并行的方式目前采用比較多的一種方法，就是老系統(tǒng)的病人在老系統(tǒng)管理，新病人在新系統(tǒng)管理，好處在于新系統(tǒng)壓力小、適應時間長、管理難度低、患者體驗感較好、風險小，不足在于存在財務和庫存兩套賬等；另外就是一刀切，住院的一刀切通常有兩種辦法，一種辦法就是老系統(tǒng)的病人通過后臺或者工具完成數(shù)據(jù)的轉(zhuǎn)換，實現(xiàn)導出導入，另外一種老病人從老系統(tǒng)全部辦理出院，再重新在新系統(tǒng)辦理入院，這種方式好處在于全院一套系統(tǒng)、操作體驗、一體化、數(shù)據(jù)共享、患者管理等方面較好，不足在于難度大、風險高、患者體驗感不好，特別是醫(yī)保病人會涉及到報銷問題等。正如前面介紹如果采用并行方式，筆者建議采用虛擬庫存，每天新系統(tǒng)對住院所消耗的藥品進行統(tǒng)計，由院方安排相關科室進行藥品對賬，待老系統(tǒng)病人全部出院后，住院藥房實物盤點進新系統(tǒng)。
盡管可能前期我們準備工作已經(jīng)做的很扎實了，但是在實際上線的時候一定會存在著這樣或者那樣的問題。比如數(shù)據(jù)延遲、登錄失敗、保存錯誤、網(wǎng)絡中斷、找不到字典信息、價格錯誤、操作錯誤、病人擁堵等等問題，這些都是很正常的現(xiàn)象，沒有那個醫(yī)院信息系統(tǒng)切換一定是萬無一失的，只能將問題降到最低以及制定詳細的應急預案，所以我們應該客觀看待。但是有一些問題是可能直接導致上線失敗的問題，比如說數(shù)據(jù)字典嚴重錯誤、網(wǎng)絡中斷時間超長、服務器崩潰、系統(tǒng)無法使用、大面積人員擁堵等，那么這些問題都需要建立有效的應急預案。首先，要制定應急預案，包括應急預案的風險處理原則、風險等級劃分、每個等級具體的因素以及每個等級的處理方法等。其次，保留舊系統(tǒng)正常運作，舊系統(tǒng)在切換之前繼續(xù)保留正常工作，一旦出現(xiàn)的問題故障超過一定時間，根據(jù)醫(yī)院的實際情況，可啟用原有信息系統(tǒng)，以保證整個醫(yī)院業(yè)務的正常開展。再其次，建設應急管理系統(tǒng)，當由于特殊原因?qū)е氯弘娏?、網(wǎng)絡等都處于崩潰的時候，門診系統(tǒng)能夠單機運作，等到網(wǎng)絡恢復，再提交業(yè)務數(shù)據(jù)的需求，實現(xiàn)網(wǎng)絡運行模式與單機運行模式的無障礙切換。最后，建設雙擊熱備、集群和負載均衡、異地備份。醫(yī)院的HIS系統(tǒng)運行中由于種種原因（服務器、核心交換機、網(wǎng)絡故障、病毒侵害等）都可能造成系統(tǒng)的停擺，從保證系統(tǒng)穩(wěn)定運行、數(shù)據(jù)安全角度考慮，醫(yī)院在硬件環(huán)境方面考慮雙擊熱備、集群和負載均衡、異地備份等，以應對系統(tǒng)服務器、存儲系統(tǒng)、網(wǎng)絡等發(fā)生的各種故障。最后，筆者講一個親身經(jīng)歷的故事說明備份的重要性，有家醫(yī)院上線以后，由于信息科人員的操作不當，通過后臺刪除了一張表，導致所有的參數(shù)配置等信息全部丟失，一時間信息科辦公室電話此起彼伏，同時好在是中午，人流量少，數(shù)據(jù)有備份，花了2分鐘將備份的表信息導入到實際數(shù)據(jù)庫中去，才避免了業(yè)務的中斷，不然后果不堪設想，所以作為信息科一定要做好實時的備份，養(yǎng)成良好的備份習慣，關鍵的時候一定能用得上。
